Gehaltsabrechnung im Minijob: Vorlage mit Berechnung
Trage Stundenlohn und Stunden ein. Die Vorlage rechnet Brutto, Eigenanteil zur Rentenversicherung, Netto und die Pauschalabgaben des Arbeitgebers aus und erstellt daraus eine fertige Abrechnung, die du kopieren, drucken oder als Word laden kannst.
Angaben eintragen
Nicht ausgefüllte Felder erscheinen im Schreiben in [eckigen Klammern] – du kannst sie später von Hand ergänzen.
Dein Schreiben prüfen
Kopieren, drucken oder speichern
Deine Eingaben bleiben in deinem Browser und werden nicht gespeichert oder übertragen. Muster ohne Gewähr; keine Rechtsberatung.
Muss der Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung erstellen?
Ja, auch im Minijob. § 108 Abs. 1 GewO sagt: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.“ Textform heißt, die Abrechnung muss lesbar sein und den Aussteller nennen. Eine Unterschrift ist dafür nicht nötig, eine E-Mail oder ein Portal-Download reicht.
Die Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts zeigen. Dazu gehören Zuschläge und Zulagen genauso wie Abzüge. Quelle: § 108 GewO auf gesetze-im-internet.de.
Was in eine Minijob-Gehaltsabrechnung gehört
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie der Abrechnungsmonat.
- Gearbeitete Stunden, Stundenlohn und das daraus berechnete Bruttoentgelt. Sonderzahlungen und Zuschläge stehen getrennt.
- Abzüge des Arbeitnehmers. Im Minijob ist das meist nur der Eigenanteil zur Rentenversicherung. Wer sich befreien ließ, hat keinen Abzug.
- Der Auszahlungsbetrag, also das Netto.
- Die Pauschalabgaben des Arbeitgebers, damit alle sehen, was an die Minijob-Zentrale geht. Sie mindern den Lohn nicht.
So rechnet die Vorlage
Mit den Sätzen für 2026 gilt: Der Arbeitnehmer trägt 3,6 % Rentenversicherung, das ist die Differenz zwischen dem Beitragssatz von 18,6 % und den 15 %, die der Arbeitgeber pauschal zahlt. Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich 13 % Krankenversicherung, 2 % Pauschalsteuer und die Umlagen U1, U2 und U3.
Beispiel: 40 Stunden zu 13,90 € sind 556,00 € brutto. Der Eigenanteil zur Rentenversicherung beträgt 20,02 €, ausgezahlt werden 535,98 €. Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich 173,30 € an Pauschalabgaben.
Wie lange muss die Abrechnung aufbewahrt werden?
Für den Arbeitgeber gilt beim Lohnkonto § 41 Abs. 1 EStG: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.“ Arbeitnehmer müssen ihre Abrechnungen gesetzlich nicht aufheben. Es lohnt sich trotzdem, sie als Nachweis für Rente und Steuererklärung zu behalten. Die Fristen im Überblick stehen im Ratgeber zur Lohnabrechnung.
So gehst du vor
- Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Monat, Stunden und Stundenlohn eintragen.
- Prüfen, ob der Arbeitnehmer von der Rentenversicherung befreit ist, und das Feld entsprechend setzen.
- Abrechnung kopieren oder als Word/PDF speichern und dem Arbeitnehmer in Textform aushändigen, zum Beispiel per E-Mail.
- Eine Kopie für das Lohnkonto aufbewahren.
Häufige Fehler
- !Den Eigenanteil zur Rentenversicherung vergessen, obwohl keine Befreiung vorliegt.
- !Die Pauschalabgaben vom Lohn abziehen. Sie trägt allein der Arbeitgeber.
- !Die Abrechnung nicht auszuhändigen, weil „nur ein Minijob“. Die Pflicht gilt für jedes Arbeitsverhältnis.
- !Sonderzahlungen und Urlaubsentgelt nicht auf die Minijob-Grenze anzurechnen.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage für Privathaushalte geeignet?
Nein, sie rechnet mit den Pauschalsätzen für gewerbliche Arbeitgeber. Für eine Haushaltshilfe gelten andere Sätze (Haushaltsscheck-Verfahren der Minijob-Zentrale). Der Rechner für Arbeitgeberkosten zeigt auch die Sätze für Privathaushalte.
Wo trage ich Urlaub oder Krankheit ein?
Urlaubsentgelt und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sind Arbeitsentgelt. Rechne sie in die Stunden ein oder trage sie unter „Sonstige Zahlung“ ein. Sie zählen zur Minijob-Grenze.
Ersetzt die Vorlage die Meldung an die Minijob-Zentrale?
Nein. Die Abrechnung geht an den Arbeitnehmer. Die Meldungen und Beiträge laufen getrennt über die Minijob-Zentrale oder dein Lohnprogramm.
Ist das eine Excel-Vorlage?
Nein. Du füllst die Felder hier aus und bekommst einen fertigen Text zum Kopieren, Drucken oder als Word-Datei. Die Berechnung übernimmt die Seite.